Certificado digital vencendo: validade e como renovar

Dá para conferir a validade do certificado digital em quatro lugares, e vale olhar com antecedência. Renovar é emitir um certificado novo, com chave nova, e o caminho é mais direto enquanto o antigo ainda vale. Depois de vencido, é uma emissão nova, com documentos e validação de identidade outra vez. Sem certificado válido, a nota fiscal não sai.

Como saber quando o seu certificado vence

1. No Windows. Abra o certmgr.msc, entre em Pessoal e depois em Certificados. A lista traz a data de validade, e a aba Detalhes de cada certificado mostra as datas completas, como descreve a documentação da Microsoft.
2. No gov.br. O serviço Meu Certificado, do ITI, lista os certificados emitidos no seu nome, ativos ou não, com as datas de emissão e de expiração. O login exige o selo prata ou ouro da conta, e o ITI avisa que os dados vêm das certificadoras e podem demorar a aparecer.
3. No sistema que você usa. O Bling, por exemplo, mostra na tela de configuração do certificado se ele está vencido.
4. No e-mail da certificadora. Segundo o item 5.6.1 do DOC-ICP-05, a norma que regula as certificadoras, cada uma define com quanto tempo de antecedência ela ou a Autoridade de Registro avisa o titular. O SERPRO informa que avisa 90 dias antes do vencimento. Olhe também o spam e confira se o e-mail da compra ainda é o seu.

A validade depende do tipo. O ITI informa que o A1 dura um ano e o A3, de um a cinco. Nos produtos da XP Certificados, a validade é de 12 meses no A1 e de 24 meses no A3 em token.

Quando começar a renovar

Cada certificadora tem a sua janela. O guia de renovação on-line do A1 da Safeweb fala em renovar no máximo 90 dias antes de o certificado antigo expirar, e exige que ele não esteja vencido nem revogado durante todo o processo. O mesmo guia lembra que boleto leva até 2 dias úteis para compensar, então a data de pagamento entra na conta.

Nossa sugestão é abrir a renovação assim que o primeiro aviso chegar. Some os dias de pagamento, envio de documentos, videoconferência e instalação nos sistemas, e deixe uma folga. Quem emite nota todo dia não pode descobrir o vencimento na hora da venda.

O que muda na renovação

• É outro certificado. A norma descreve a renovação como a geração de um novo par de chaves e de um novo certificado, e o ITI diz que ela serve para trocar a chave por uma tecnicamente mais avançada ou para refletir mudança nos dados do titular. Por isso ele nasce com validade própria.
• A identificação pode ser refeita. Pelo item 3.3.2 do DOC-ICP-05, a certificadora pode aceitar uma solicitação eletrônica assinada com certificado A3 ou superior ainda válido, ou fazer videoconferência. Como o A1 não assina essa solicitação, a Safeweb inclui videoconferência no fluxo de renovação do A1.
• Cada sistema precisa receber o arquivo novo. No Bling, é o botão Atualizar Certificado. No Mercado Livre, é a tela Emissor de NF-e, em Preferências de venda. A senha pode ter mudado, e o Bling a pede de novo.
• O arquivo antigo, quando vence, perde a utilidade. A ajuda do Bling diz que pode ser removido do computador sem problema.

Por isso, antes de renovar, faça uma lista de todos os lugares onde o certificado foi cadastrado: o sistema de notas, o emissor do Mercado Livre, o computador do financeiro, o servidor e o programa do contador, se ele recebeu o arquivo. Cada lugar vai precisar do arquivo novo. O que ficar esquecido segue com o certificado antigo e para de funcionar quando ele vence.

O que acontece se o certificado vencer

O ITI é direto: só se assina com certificado dentro da validade. Na prática, isso aparece de formas diferentes:

• No Bling, a nota volta com a rejeição 291, que indica certificado não mais válido, e o jeito de corrigir é renovar na certificadora e atualizar no sistema.
• No Mercado Livre, a página dos certificados parceiros alerta para não parar de vender por causa de certificado vencido.

Nas regras que consultamos, não há prorrogação de certificado vencido. A Safeweb exige certificado não expirado na renovação on-line, e a página de ajuda do SERPRO manda emitir um novo pela Loja Virtual quando o certificado está perto de vencer ou já venceu. Em geral, isso significa novos documentos e nova validação de identidade, como no primeiro certificado.

O que você assinou enquanto o certificado valia continua verificável. O DOC-ICP-05 prevê que as chaves públicas servem para conferir assinaturas feitas dentro do prazo de validade.

Roteiro de renovação

1. Confira a data de validade do certificado e anote no calendário da empresa.
2. Separe os documentos e confirme que os dados da empresa ou do titular continuam os mesmos.
3. Compre a renovação e agende a videoconferência.
4. Instale o certificado novo e faça a cópia de segurança no mesmo dia, em um pendrive ou HD externo.
5. Atualize o arquivo em cada sistema que usa o certificado e teste uma nota ou um envio.

Dúvidas comuns

Dá para renovar certificado já vencido?

As regras que consultamos tratam o caso como emissão nova. A Safeweb não aceita renovação on-line com certificado expirado, e o SERPRO orienta comprar outro. Na XP Certificados, quem está com o certificado vencido pode falar com a equipe para ver a opção de renovação.

Preciso passar de novo pela videoconferência?

No A1, o guia de renovação da Safeweb inclui videoconferência. A norma também admite a solicitação eletrônica assinada com A3 ou superior válido, e o A1 fica abaixo disso, então a videoconferência acaba sendo o caminho. Cada certificadora diz o que exige.

Perco o que assinei antes do vencimento?

Em regra, não. Como vimos acima, o DOC-ICP-05 prevê a conferência de assinaturas feitas dentro do prazo, mesmo depois de o certificado vencer.

Leia também

e-CPF ou e-CNPJ: diferença e quem precisa de cada um

Entenda a diferença entre e-CPF e e-CNPJ, quem precisa de cada um, como ficam MEI e contador e quando a empresa precisa dos dois certificados.

Certificado digital para Bling: qual comprar e configurar

Qual certificado o Bling exige: e-CNPJ A1, como configurar o A1 - Servidor e como resolver as rejeições 291, 292, 213 e 227 na emissão de nota.